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Sicurezza, le best practices per proteggere la stampante

Oltre a proteggere i propri dati in rete, ogni azienda dovrebbe osservare precise regole per proteggere informazioni sensibili e riservate nei processi di stampa.

Rispetto alla sicurezza online, la sicurezza dei dati riguardo i processi di stampa viene spesso trascurata dalle aziende. Questo aspetto, però, non comporta rischi minori, tutt’altro. Stando ad una recente ricerca, le principali mancanze in merito ai processi di stampa sono lasciare i documenti riservati incustoditi (35%), non raccogliere le proprie stampe (34%) e prelevare i documenti riservati di altri (27%). Inoltre, nella maggior parte dei casi, stampanti e scanner non hanno un adeguato livello di sicurezza, pari all’intera struttura IT. Questo espone i dispositivi a diversi fattori di rischio e alla possibilità che alcuni dati vengano intercettati.

Le best practices per i processi di stampa

Esistono alcune procedure per garantire un elevato standard di sicurezza del dispositivo di stampa ed evitare che dati riservati finiscano in cattive mani. Innanzitutto, è necessario conservare traccia di ciò che si stampa (ossia conoscere chi, cosa e quando sta stampando), al fine di monitorare l’uso e i costi delle stampanti e la presenza di un’eventuale violazione. Un secondo aspetto importante è quello di consentire la stampa solo ad utenti autorizzati, tramite appositi servizi di accesso alla stampante, con l’obiettivo di limitare il rischio di intercettazioni e l’uso improprio del dispositivo. Infine, è necessario incrementare il livello di sicurezza anche per la scansione dei documenti, al fine di proteggere i dati scansionati durante la trasmissione in rete.

Soluzioni e strumenti per proteggere i dati di stampa

Oltre a rispettare alcune regole generali, un’azienda dovrebbe dotarsi di strumenti e soluzioni ad hoc per proteggere i propri dati di stampa. Si tratta di tecnologie in grado di bloccare l’accesso alla stampante al personale non autorizzato e limitare il rischio di intercettazioni; limitare l’utilizzo della stampante a personale autorizzato in possesso delle credenziali d’accesso; eliminare dalla stampate dati e informazioni riservate una volta superato un limite di tempo predefinito; stampare il documento soltanto quando l’utente è in prossimità della stampante e pronto al ritiro della stampa; effettuare il monitoraggio dei processi di stampa e scansione, onde evitare un uso improprio del dispositivo e la stampa di documenti non lavorativi.

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