05 Giu COME COMPORTARSI IN CASO DI SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING

Come noto, l’art. 4 del D.Lgs. 24/2023 riguardante il recepimento della normativa sul Whistleblowing, impone ai soggetti del settore pubblico e del settore privato di attivare propri canali di segnalazione che garantiscano, anche attraverso il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona oggetto della segnalazione, della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione medesima e della relativa documentazione.

Al fine di adempiere in maniera diligente agli obblighi normativi, oltre a individuare misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi specifici che possano derivare dai trattamenti effettuati, sarà quindi indispensabile predisporre procedure consone

Tali procedure devono consentire di fornire al whistleblower:

• chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari;

• modalità di trasmissione e gestione delle segnalazioni;

• le forme di tutela che gli vengono offerte dal nostro ordinamento.

UN ESEMPIO:

Occorrerà precisare al segnalante che il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi:Al contempo, il segnalante, deve essere informato che nei suoi confronti non potranno essere assunte azioni ritorsive per la segnalazione inoltrata.

E’ importante poi stabilire il più presto possibile una comunicazione con il segnalante

La nuova normativa presuppone infatti che l’ente, pubblico o privato che sia, al massimo entro 7 giorni deve dare riscontro al segnalante dell’avvenuta ricezione della segnalazione e non oltre 90 giorni deve fornire riscontro alla segnalazione, ovvero dare comunicazione alla persona segnalante di tutte le informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare.

Dopo aver ricevuto la segnalazione, obbligo del gestore del canale di segnalazione interno è quello di valutarne la fondatezza attraverso un’attività di approfondimento che consenta di verificare le notizie riguardanti possibili violazione di legge o di policy aziendali dalle quali possano derivare danni reputazionali oppure responsabilità civili, penali o amministrative da parte della società.

Al contempo, al verificarsi di quest’ultima ipotesi, occorrerà predisporre un’attività difensiva adatta a ridurre eventuali danni ponendo in essere una serie di condotte riparatorie. Per far ciò, sarà quindi necessario che il gestore del canale di segnalazione sia in possesso di competenze specifiche che gli consentano, in primis, di procedere a una classificazione delle segnalazioni e, più in generale, a una corretta gestione del canale.

COME OPERIAMO:

RP Advisor offre supporto alle Aziende nella corretta applicazione della normativa, predisponendo procedure conformi e fungendo da punto di raccolta, analisi e gestione delle segnalazioni.

Nello specifico, ecco cosa possiamo fare per te:

1. Creare apposite procedure per il corretto recepimento della normativa

2. Ricevere la segnalazione

3. Classificare la segnalazione

4. Inoltrare la segnalazione (classificata) al soggetto preposto alla gestione

5. Offrire supporto in termini di analisi e statistica delle segnalazioni ricevute